Mettre en place des listes en cascade dans une base de données Excel

Cette ressource a été initialement publiée sur le CartoBlog en 2020 par CartONG. Elle a été transférée sur l'IM Resource Portal en mai 2021. Le CartoBlog sera désactivé au début de l'année 2022.

Cette ressource se présente sous la forme d'un dossier ZIP comprenant le tutoriel en pdf et le fichier Excel nécessaire à sa réalisation.

Ce tutoriel est à destination des personnes qui souhaitent mettre en place des listes en cascade dans leur base de données Excel. Nul besoin d’être un crack en Excel pour cet exercice, il suffit simplement de suivre les instructions pas à pas.

Les listes en cascades sur Excel sont pertinentes pour saisir des données imbriquées à plusieurs niveaux. L’exemple le plus courant est celui des niveaux administratifs qui peuvent intégrer autant de niveaux d’imbrication que l’on souhaite. 

Prenons un cas d’étude pour illustrer notre propos : lorsqu’un.e chargé.e de projet humanitaire choisit, par exemple, le continent africain, il lui sera proposé uniquement les pays africains ; puis à chaque niveau administratif inférieur, uniquement les provinces du pays choisies seront visibles, puis uniquement les villes de la province choisie, et ainsi de suite.

Bien que très souvent utilisées pour ce type d’information, les listes en cascade peuvent, bien entendu, également être composées d’informations non administratives.

L’objectif d’une liste en cascade est triple :

1. simplifier la saisie des données pour l’utilisateur,
2. minimiser les erreurs de saisie, et
3. gagner du temps de saisie.

Deux manières de réaliser des listes en cascades sont présentées dans cette ressource :

• ascendante : en saisissant le plus petit niveau du modèle de données et les niveaux supérieurs étant automatiquement saisis, et
• descendante : en saisissant un à un les niveaux du modèle de données en partant du plus haut et en descendant dans les niveaux inférieurs.

Une troisième version permettant de mettre en place des listes en cascades existe également – une variante de la version descendante, avec la fonction INDIRECT. Nous avons cependant fait le choix de ne pas la traiter dans cette ressource, car elle représentait des limitations trop importantes dans les cas que nous utilisons. Cette variante, en effet, impose de référencer manuellement chaque plage et elle ne prend pas en compte les accents, caractères spéciaux et espaces.

Nous prenons ici un exemple administratif fictif dans lequel il y a un pays, avec trois régions, et chaque région a une ou plusieurs sous régions, qui ont elles mêmes une ou plusieurs communes, afin d’expliquer la mise en place de listes en cascade ascendante et descendante.

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La présente publication bénéficie du soutien de l’Agence Français de Développement (AFD). Néanmoins, les idées et les opinions présentées dans ce document ne représentent pas nécessairement celles de l’AFD.